Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ist die Bezeichnung für einen in Deutschland seit August 2014 existierenden anerkannten Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz. Mit seiner Einführung wurden die drei zuvor unabhängig voneinander existierenden Berufe Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation sowie Fachangestellte/r für Bürokommunikation zu einem gemeinsamen Berufsbild zusammengefasst.
Ein wesentlicher Teil des Aufgabenspektrums von Kaufleuten für Büromanagement hat sich aus typischen Tätigkeiten von Sekretärinnen und Sekretären entwickelt und umfasst sowohl organisatorische als auch kaufmännische Arbeiten. Mit der Ausbildung oder Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement erwirbst du eine Qualifikation, die dich in die Lage versetzt, komplexe Büro- und Geschäftsprozesse zu bearbeiten. So lernst du beispielsweise, bürowirtschaftliche Abläufe zu organisieren, zu koordinieren und selbst durchzuführen.
Im kaufmännischen Bereich kannst du Aufgaben wie zum Beispiel die Rechnungslegung oder das Überwachen von Zahlungen übernehmen. Weitere Schwerpunkte sind der Umgang mit modernen Buchungs- und Kommunikationssystemen, die Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, die Aufbereitung und Präsentation von Kennzahlen sowie die Kommunikation und Kooperation mit verschiedensten Partnern innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation. Dabei bist du imstande, die mündliche Kommunikation und die Geschäftskorrespondenz nicht nur auf Deutsch, sondern auch in mindestens einer weiteren Sprache zu erledigen.
Die Einsatzmöglichkeiten für Kaufleute für Büromanagement nach ihrer Umschulung sind äußerst vielfältig: Sie werden überall gesucht, wo Bürotätigkeiten zu erledigen sind, also praktisch in jedem Unternehmen, in jeder Behörde sowie in verschiedensten Verbänden, Organisationen oder wissenschaftlichen Institutionen. Neben klassischen Sekretariaten, Vorstandsbüros, Abteilungsleitungen und ähnlichen Arbeitsplätzen werden sie auch für zahlreiche andere Bereiche engagiert, darunter beispielsweise:
- Marketing
- Kundenservice
- Personalwirtschaft
Welche Zukunftsaussichten habe ich als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement?
Als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement solltest du auf absehbare Zeit keine Schwierigkeiten haben, einen Job zu finden. Zum einen gibt es in Industrie- oder Handelsunternehmen, in Handwerksbetrieben und im öffentlichen Dienst immer wieder entsprechende Stellen zu besetzen. Zum anderen lassen die fortschreitende Digitalisierung sowie der zunehmende Einsatz von künstlicher Intelligenz allenfalls weitere Veränderungen dieses Berufsbildes, aber keinesfalls dessen Wegfall erwarten. Dazu kommt, dass viele Unternehmen bereits heute Schwierigkeiten haben, freie Stellen mit entsprechend qualifizierten Kräften zu besetzen. Vor diesem Hintergrund zählt Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement mit Sicherheit zu den Berufen mit Zukunft.
Werde ich als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement reich – oder glücklich? Oder beides?
Das durchschnittliche monatliche Bruttogehalt von Kaufleuten für Büromanagement beläuft sich auf rund 2.700 Euro. Damit liegt es einerseits deutlich oberhalb des Mindestlohnniveaus, andererseits aber unterhalb des allgemeinen Durchschnittsgehalts von Angestellten in Deutschland. Allerdings verbirgt sich hinter dem Durchschnittswert gerade bei diesem Beruf ein relativ breit gefächertes Vergütungsspektrum. Diese sind nicht nur auf die allgemein zu beobachtenden regionalen beziehungsweise mit der Unternehmensgröße zusammenhängenden Unterschiede im Gehaltsniveau zurückzuführen, sondern auch durch die teilweise sehr unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche bedingt.
So kannst du beispielsweise als Büroleiter/in in einem großen Konzern durchaus ein Gehalt beziehen, welches nicht nur über dem berufsspezifischen Durchschnitt, sondern auch oberhalb des allgemeinen Durchschnittsgehalts liegt. Zudem kannst du als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement überdurchschnittlich gut verdienen, wenn du bereits umfangreiche Berufserfahrungen erworben hast oder über Spezialkenntnisse verfügst, die in einem bestimmten Unternehmen benötigt werden, aber nur bei wenigen Bewerbern/Bewerberinnen vorhanden sind. Beispiele dafür sind das Beherrschen einer weniger verbreiteten Fremdsprache, spezielle IT-Kenntnisse oder detailliertes Wissen über ein besonderes anspruchsvolles Marktsegment.
Um als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement glücklich zu werden, solltest du dich selbst und deine Aufgaben gut organisieren können, strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten und nicht zuletzt auch eine gewisse Stressresistenz sowie gute kommunikative Fähigkeiten mitbringen. Zudem solltest du Freude an nahezu täglich wechselnden Herausforderungen und an der Wahrnehmung einer Schnittstellenfunktion haben. Für sehr introvertierte Menschen ist dieser Beruf dagegen weniger geeignet.
Welche Zulassungsvoraussetzungen gibt es?
Für die reguläre Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ist zwar kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, doch zeichnen sich in der Praxis bestimmte Trends bei der Einstellung von Auszubildenden ab. So werden im öffentlichen Dienst mehrheitlich Bewerber/innen mit Hochschulreife eingestellt, und gut zwei Fünftel verfügen zumindest über einen mittleren Schulabschluss. Im Handwerk sowie in Unternehmen stellen Auszubildende mit mittlerem Schulabschluss jeweils den größten Anteil der angehenden Kaufleute für Büromanagement, gefolgt von jenen mit Hochschulreife. Deutlich geringer ist in allen Fällen der Anteil der Auszubildenden mit Hauptschulabschluss.
Wenn du dich per Umschulung zum/zur zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement qualifizieren möchtest, kannst du von ähnlichen Anforderungen ausgehen. Teilweise müssen potenzielle Umschüler/innen im Hinblick auf Schulabschlüsse jedoch weniger hohe Anforderungen erfüllen, wenn sie bereits eine abgeschlossene Berufsausbildung und/oder mehrjährige Berufspraxis vorweisen können. Zudem verlangen einige Anbieter als Voraussetzung für die Annahme von Bewerbungen die vorherige Teilnahme an einem Informations- und Eignungsgespräch.
Auch wenn dies keine formale Zulassungsvoraussetzung für eine Umschulung darstellt, ist ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen unabdingbar für eine erfolgreiche berufliche Tätigkeit als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Zudem sollten dir die Schulfächer Deutsch, Mathematik sowie gegebenenfalls Wirtschaftskunde beziehungsweise Wirtschaftslehre keine Schwierigkeiten bereitet haben.
Welche Inhalte erwarten mich bei der Umschulung?
Ungeachtet möglicher Unterschiede in einzelnen Details beinhalten Umschulungen zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement vor allem die Vermittlung von Fachwissen aus den folgenden Gebieten:
- Bürowirtschaft, Büroorganisation und Bürokommunikation
- bürorelevante IT-Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Informationsmanagement
- kaufmännische Steuerung und Kontrolle inklusive Grundlagen der Buchhaltung
- Wirtschafts- und Sozialprozesse
Bei einigen Anbietern besteht zudem die Möglichkeit, im Rahmen der Umschulung oder als optionale Ergänzung dazu spezielle Qualifikationsnachweise zu erwerben, beispielsweise durch eine SAP-Anwenderzertifizierung oder eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS).
Darüber hinaus kann die Umschulung betriebliche Praktika, Sprachkurse, ein Bewerbungstraining oder die Vorbereitung auf das Ablegen einer Prüfung vor der örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK) einschließen.
Jobcenter, Arbeitsagentur, Rentenversicherung: Welche Möglichkeiten der Finanzierung gibt es?
Die Kosten für eine Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement können unter bestimmten Bedingungen durch das Jobcenter übernommen werden, in der Regel mithilfe eines Bildungsgutscheins. Dies trifft vor allem dann zu, wenn dir in absehbarer Zeit der Verlust deines aktuellen Arbeitsplatzes droht oder wenn du zurzeit arbeitslos bist und dir mit der Umschulung neue Jobchancen erschließen möchtest. Falls du aus gesundheitlichen Gründen zu einem Berufswechsel gezwungen bist, kannst du für die Umschulung eventuell eine finanzielle Förderung durch die staatliche Rentenversicherung erhalten. Grundsätzlich ist es ratsam, eventuelle Ansprüche auf eine Kostenübernahme in einem persönlichen Beratungsgespräch zu klären, weil dabei verschiedene individuelle Faktoren zu berücksichtigen sind.
Kann ich die Umschulung auch berufsbegleitend in Teilzeit oder per Abendschule machen?
Unter den zahlreichen Angeboten für Umschulungen zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement finden sich nahezu überall in Deutschland auch solche, die in Teilzeit und somit auch berufsbegleitend absolviert werden können. Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen an Abenden und/oder Wochenenden als auch reine Fernlehrkurse oder hybride Modelle.
Wie viel kostet die Umschulung?
Die Kosten für eine Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement variieren stark. Während manche Angebote – zum Teil unter bestimmten Voraussetzungen – sogar kostenlos sind, musst du in anderen Fällen mit einem niedrigen bis mittleren vierstelligen Euro-Betrag rechnen. Bei von Fernlehrinstituten angebotenen Kursen im Bereich Büromanagement werden auf die regulären Kursgebühren teilweise Nachlässe für bestimmte Personengruppen gewährt. Erkundige dich am besten direkt bei den entsprechenden Anbietern danach.
Was muss ich bei der Bewerbung für die Umschulung beachten?
Wenn du dich für eine Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement bewerben möchtest, solltest du zum einen prüfen, ob du die – in diesem Fall meist nicht sehr umfangreichen – formalen Zulassungsvoraussetzungen der jeweiligen Anbieter erfüllst. Zum anderen hat es sich bewährt, mehrere Angebote einzuholen und detailliert miteinander zu vergleichen. Achte dabei vor allem darauf, ob die genannten Kosten der einzelnen Angebote nur die Vermittlung von Basiswissen oder auch weitere Komponenten – wie etwa den Erwerb von IT-Anwenderzertifikaten für gängige Software oder die gezielte Vorbereitung auf eine IHK-Prüfung – inkludieren.
Wer bietet diese Umschulung an?
Umschulungen zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement werden von verschiedenen privaten, gemeinnützigen oder staatlichen Bildungsträgern angeboten. Zudem existieren einschlägige Kursangebote bei verschiedenen Fernlehrinstituten.
Umschulung per Fernstudium – wie geht das?
Verschiedene Fernlehrinstitute bieten Onlinekurse an, deren Inhalte sich ganz oder teilweise mit denen einer in anderer Form durchgeführten Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement eignen. Darüber hinaus gibt es auch kompaktere Fernstudienkurse zum Thema Büromanagement oder zu einzelnen für den Beruf des/der Kaufmanns/Kauffrau für Büromanagement relevanten Themengebieten. Diese kommen vor allem für diejenigen in Betracht, die bereits eine Ausbildung in einem verwandten Beruf abgeschlossen haben oder schon viele Jahre im Büromanagement tätig sind und ihr Fachwissen in bestimmten Gebieten vertiefen oder ergänzen wollen.
Zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement als Quereinsteiger – Tipps
Eine Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ist eine vergleichsweise unkomplizierte Möglichkeit, sich eine neue berufliche Perspektive zu erschließen. Das liegt zum einen an den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in nahezu allen Unternehmen und staatlichen Institutionen, die für ein entsprechend großes Stellenangebot sorgen. Zum anderen sind die Zugangshürden vergleichsweise niedrig, da außer einem Schulabschluss sowie guten Deutsch-, Mathematik- und Sprachkenntnissen keine besonderen Voraussetzungen zu erfüllen sind, um eine Umschulung zu beginnen beziehungsweise später als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement zu arbeiten.
Wenn du dich für diesen Beruf und entsprechende Umschulungsangebote interessierst, solltest du beim Vergleich der Konditionen darauf achten, ob dabei neben der Vermittlung des entsprechenden Basiswissens auch der Erwerb weiterer Qualifikationsnachweise beziehungsweise die Vorbereitung auf eine Prüfung bei der IHK enthalten ist. Beispiele für zusätzliche Qualifikationsnachweise, die in eine Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement integriert sein oder als fakultative Ergänzung dazu angeboten werden können, sind verschiedene IT-Anwenderzertifikate oder auch Nachweise über Fremdsprachenkenntnisse.
Gute kommunikative Fähigkeiten, Organisationstalent und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise gehören zu den Soft Skills, die dir bei einer Umschulung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement und einer anschließenden beruflichen Tätigkeit in diesem Bereich besonders hilfreich sein werden. Wenn du damit überzeugen kannst, stehen dir nach der Umschulung wahrscheinlich die Türen zu so vielen potenziellen Arbeitgebern offen wie nur in wenigen anderen Berufen.
